Privacidad
Aviso de privacidad
Versión 2026-10
Este aviso explica, en lenguaje sencillo, qué datos personales trata Nadivix, para qué, con qué base legal, con quién los comparte, cuánto tiempo los guarda y qué derechos tienes. Aplica a nadivix.com, a las aplicaciones de Nadivix (ERP, Asistente virtual con IA, Automatización documental, CRM, Portal de clientes y tienda B2B, Sinervix y Nadivix Página Web) y a cualquier formulario, chat o correo con el que te comuniques con nosotros. Cumple la Ley 81 de 26 de marzo de 2019 sobre Protección de Datos Personales de la República de Panamá y su reglamento, el Decreto Ejecutivo 285 de 28 de mayo de 2021.
1. Quién es el responsable
- Responsable del tratamiento: Nadivix Software Solutions («Nadivix»), sociedad constituida en la República de Panamá.
- Contacto para asuntos de privacidad: privacidad@nadivix.com. Es el único canal necesario para ejercer tus derechos; no hace falta formulario ni abogado.
- Cuando usas una aplicación de Nadivix como usuario de una empresa cliente, o escribes en el chat, el formulario o la tienda de una empresa que usa nuestras aplicaciones, esa empresa es la responsable de tus datos y Nadivix actúa como encargado: los trata solo para prestarle el servicio, bajo contrato y siguiendo sus instrucciones. Para ejercer tus derechos sobre esos datos, dirígete a esa empresa; si no obtienes respuesta, escríbenos y te ayudaremos.
2. Qué datos tratamos y de dónde vienen
Solo pedimos lo necesario para cada finalidad. Nunca pedimos datos sensibles (salud, creencias, origen étnico, datos biométricos, vida sexual, afiliación política o sindical) y te pedimos no escribirlos en campos de texto libre.
| Cuándo | Qué datos | De dónde vienen |
|---|---|---|
| Visitas nadivix.com | Datos técnicos de la visita (tipo de dispositivo y navegador, país, páginas vistas) y, solo si aceptas las cookies de analítica, estadísticas de uso. Tu elección de cookies queda registrada con un identificador aleatorio, sin nombre ni correo. | De tu navegador. |
| Agendas una videollamada | Nombre, apellido, correo, empresa, lo que escribes sobre tu reto, fecha y hora elegidas, zona horaria, idioma; una huella irreversible de tu dirección IP (para evitar abusos) y el tipo de dispositivo. | Los escribes tú en el formulario. |
| Pides una demo o creas tu acceso en una aplicación | Nombre, correo, empresa, idioma, rol en la aplicación; datos de seguridad (huella de la contraseña, autenticador cifrado, sesiones, tipo de dispositivo, país, huella de IP); fecha, hora y versión del aviso que aceptaste. | Los escribes tú o te invita el administrador de tu empresa. |
| Contratas un plan | Razón social, RUC o cédula, dirección, país, teléfono, correo de facturación, plan elegido, facturas y pagos. | Los da tu empresa al contratar. |
| Escribes a un chat, formulario, entrevista o tienda de una empresa que usa nuestras aplicaciones | Lo que escribes (nombre, correo, teléfono, mensaje, pedido, respuestas) y la constancia de tu aceptación. | Los escribes tú. La empresa es la responsable (ver punto 1). |
| Pides soporte | Tu nombre, correo, el ticket y los mensajes que intercambiamos. | Los escribes tú o tu administrador. |
| Recibes correos de novedades de Nadivix | Correo, nombre, empresa, de dónde vino el permiso y cuándo, aperturas y bajas. | Solo si eres cliente o lo pediste expresamente. |
3. Para qué los usamos y con qué base legal
| Finalidad | Base legal (Ley 81, art. 6) | Qué datos |
|---|---|---|
| Responder tu solicitud, realizar la videollamada y darte seguimiento comercial | Tu consentimiento, que das al marcar la casilla del formulario | Datos de la agenda |
| Crear y mantener tu cuenta, prestarte el servicio y mantenerlo seguro | Tu consentimiento al crear el acceso y la ejecución del contrato de servicio | Datos de cuenta y de seguridad |
| Facturar y cobrar, llevar la contabilidad y cumplir obligaciones fiscales | Ejecución del contrato y obligación legal | Datos de facturación |
| Enviarte correos operativos (códigos, invitaciones, alertas de ingreso, avisos del servicio) | Ejecución del contrato e interés legítimo en la seguridad | Correo y datos de seguridad |
| Enviarte novedades y ofertas de Nadivix | Tu consentimiento expreso o la relación comercial vigente con tu empresa; puedes darte de baja en cada correo | Correo, nombre y empresa |
| Medir cómo se usa la página y las aplicaciones para mejorarlas | Tu consentimiento (cookies de analítica); sin él solo usamos cookies necesarias | Datos técnicos y estadísticos |
| Atender tus tickets de soporte | Ejecución del contrato | Datos del ticket |
| Prevenir fraudes y abusos y atender requerimientos de autoridades | Interés legítimo y obligación legal | Huellas de IP, dispositivo, bitácoras |
No vendemos tus datos, no los usamos para publicidad de terceros y no tomamos decisiones automatizadas con efectos legales sobre ti. Las respuestas del Asistente virtual se generan con inteligencia artificial y siempre puedes pedir que te atienda una persona.
4. Quién recibe tus datos
Dentro de Nadivix solo accede a tus datos el personal que los necesita para su trabajo, con usuario propio, verificación en dos pasos y bitácora de lo que hace. Además usamos proveedores que tratan datos por cuenta nuestra (encargados), con contrato o condiciones que los obligan a protegerlos y a no usarlos para otros fines:
| Proveedor | Servicio | País | Garantía |
|---|---|---|---|
| Cloudflare, Inc. | Alojamiento, base de datos, protección anti-robots y correo del dominio | Estados Unidos (red mundial) | Condiciones del servicio y acuerdo de tratamiento de datos en línea |
| Resend, Inc. | Envío de correos transaccionales y de novedades | Estados Unidos | Condiciones del servicio y acuerdo de tratamiento de datos en línea |
| Google LLC | Google Calendar y Meet para las videollamadas; Google Analytics solo si aceptas las cookies de analítica | Estados Unidos | Condiciones del servicio y acuerdo de tratamiento de datos en línea |
Solo entregamos datos a autoridades cuando una ley o una orden válida lo exige, y lo hacemos de forma limitada a lo requerido.
5. Transferencias internacionales
Nuestros proveedores de nube y de correo tratan los datos en Estados Unidos y en su red mundial de centros de datos. Estas transferencias se amparan en las garantías que admite la Ley 81 (art. 33) y el Decreto 285 (arts. 51 a 53): condiciones contractuales de cada proveedor que aseguran un nivel de protección equivalente, cifrado en tránsito y en reposo, y controles de acceso. Puedes pedirnos detalle de las garantías aplicadas escribiendo a privacidad@nadivix.com.
6. Cuánto tiempo los guardamos
Guardamos cada dato solo mientras hace falta para la finalidad para la que lo recogimos o mientras una ley nos obligue a conservarlo. Después se elimina o se anonimiza. Plazos vigentes:
| Datos | Plazo |
|---|---|
| Prospectos que no llegaron a ser clientes | 2 años desde el último contacto |
| Clientes: contactos, propuestas y contratos | Lo que dure la relación y 5 años después |
| Facturas y soportes contables | 5 años |
| Elección de cookies (anónima) | 3 años |
| Cuentas de demo que no compraron | Se borran solas al vencer la demo y el plazo de gracia |
La prueba de tu consentimiento (quién, cuándo, qué texto y qué versión aceptaste) se conserva mientras dure la relación y hasta cinco (5) años después, porque la ley nos obliga a poder demostrarlo.
7. Tus derechos y cómo ejercerlos
Tienes derecho a acceder a tus datos, rectificarlos si son inexactos, cancelarlos (que los eliminemos) cuando ya no sean necesarios, oponerte a un tratamiento, pedir su portabilidad en un formato de uso común y revocar tu consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte lo hecho antes. Para los correos de novedades basta con el enlace «Darme de baja» que trae cada correo.
- Cómo: escribe a privacidad@nadivix.com desde el correo con el que te registraste, indicando qué derecho ejerces. Si escribes desde otro correo, te pediremos comprobar tu identidad antes de responder, para proteger tus datos.
- Plazo: respondemos dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a tu solicitud, como manda la Ley 81. Si no procede, te explicaremos por qué.
- Sin costo: ejercer tus derechos es gratuito.
- Desde la aplicación: si tienes una cuenta en una aplicación de Nadivix, en «Privacidad y datos» puedes descargar tus datos y eliminar tu cuenta sin pedírnoslo.
- Reclamo ante la autoridad: si consideras que no atendimos tu solicitud, puedes acudir a la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI), autoridad de protección de datos personales de Panamá (antai.gob.pa).
8. Cookies
nadivix.com y las aplicaciones usan cookies necesarias para funcionar con seguridad y, solo si lo aceptas, cookies de analítica. Puedes aceptarlas, rechazarlas o cambiar tu decisión cuando quieras. Todo el detalle está en la Política de cookies y en las de cada sitio.
9. Cómo protegemos tus datos
- Cifrado en tránsito (HTTPS) y en reposo; los datos personales sensibles de las aplicaciones van además cifrados con una llave propia de cada empresa (AES-256-GCM), de modo que una copia de la base no se puede leer.
- Las contraseñas no se guardan: solo una huella irreversible. Las direcciones IP se guardan anonimizadas.
- Ingreso con verificación en dos pasos para administradores, permisos por rol, bitácora de accesos y cambios, respaldos y pruebas de restauración.
- Cada formulario, chat o alta de usuario guarda la constancia de tu aceptación: fecha y hora, versión y huella SHA-256 del texto exacto que viste, y el canal por el que lo diste.
- Si ocurriera un incidente de seguridad que afecte tus datos, te lo comunicaremos y lo notificaremos a la ANTAI en los plazos que fija la ley.
10. Menores de edad
Nuestros servicios se dirigen a empresas y a personas mayores de edad. No recogemos a sabiendas datos de menores; si crees que un menor nos dio sus datos, escríbenos y los eliminaremos.
11. Cambios a este aviso
Cada versión lleva número y fecha. Si cambiamos algo relevante (finalidades, destinatarios, plazos) lo publicaremos aquí y, cuando corresponda, volveremos a pedir tu aceptación al ingresar. Conservamos el historial de versiones para poder demostrar qué texto estaba vigente cuando aceptaste.
Ver también la Política de cookies.